东南大学财务处
校财字〔2015〕12号
关于全面推行“网上预约报销”业务的通知
全校各单位：
“网上预约报销”业务自2011年10月实施以来，得到了全校各单位的大力支持和配合；为进一步优化财务报销模式，改变报销中现场取号排队等候的方式，提供更加安全、优质、高效的财务核算管理服务，财务处决定：全面推行“网上预约报销”业务。现将有关事项通知如下，请遵照执行。
全面“网上预约报销”的业务范围
由于财务业务流程和网约系统功能的限制，除以下业务暂不需“网上预约报销”外，其他业务均需通过网上预约方式办理。
暂不需“网上预约报销”的业务包括：预开票扣税业务、需开票或核销票据的科研到款业务、外汇批汇业务、遗属补助、丧葬费、抚恤金领取业务、公积金、住房补贴支票领取业务、收入结算业务、零星缴费业务、质保金领取业务、需现场开票的收款业务等。财务处将设置专门窗口现场取号办理以上业务。
全面“网上预约报销”业务的办理流程
（一）网上预约流程
1、登陆系统
经办人登陆东南大学主页，进入“校园信息门户”，点击“公共服务”下的“财务报销”按钮即可进入“网上报销系统”；或者在学校主页“公共服务”下选择登陆“财务平台”，输入用户名、密码和附加码，点击“登陆网上预约报销系统”。
2、报销申请
经办人点击报销申请，录入项目号、附件张数、联系电话等信息，按照报销票据选择业务报销类型。然后按照“网上预约系统”页面各类业务报销说明填写。
3、打印、交单
经办人完成网上预约报销单的填制后，打印确认单，项目负责人、经办人签字，所在院系部门盖章，在财务报销窗口工作日，将预约报销确认单及报销票据送至财务处报销大厅网上报销咨询接单处即可。
（二）网约单处理流程
财务处服务窗口接单人员初审网约单后，在“网约收单登记表”上登记预约单号，送单经办人在“登记表”上签字确认，接单人员核对后将网约单装入网约专用袋中。
票据审核后无法报销的，审核人员将通过预约报销单上预留的联系方式，电话或短信联系经办人，将有问题的票据退回；退票也可通过经办人到财务处现场领取；或每月15日后到所属单位办公室领取退单信件。
（三）委托代报帐人报销和打卡受限的处理方法
项目负责人如委托代报账人进行“网上预约报销”的，需在财务处网站“下载专区”下载“授权开通代报帐人基本身份委托书”，按要求填写并签字盖章后，交至财务处处办开通代报账身份。
如出现报销人在预约报销时无法打卡支付的情况(即：在输入一卡通号后未自动弹出银行账号)，需在财务处网站“下载专区”下载““网上报销”个人银行卡信息采集单”，填写并由报销人所在单位盖章后，送往建行四牌楼支行办理银行卡关联手续，待银行审核并反馈财务处后即可进行报销打卡。
三、酬金发放流程
（一）校内人员酬金发放业务
教师酬金和学生酬金发放均需通过网上上传方式办理，具体流程如下：
经办人登陆东南大学主页“公共服务”下“财务平台”，输入用户名、密码和附加码，点击“登陆网上查询系统”；或者从东南大学主页登陆“校园信息门户”，点击“公共服务”下“财务查询”，通过“网上酬金录入”端口，选择“学生酬金”、“教师酬金”或“人力资源费（仅限16本）”，按要求填写，填写完毕提交本次发放清单，下载为EXCEL后打印，项目负责人、经办人签字，所在院系部门盖章，交至财务处酬金计税岗办理。完成计税后，酬金将在五个工作日内批量转入老师或学生一卡通号关联的银行卡中。（具体操作参见酬金发放流程）
（二）校外人员酬金发放业务
由于预约系统中没有校外人员的身份信息，无法通过网上上传方式进行校外人员酬金发放，所以校外人员酬金需通过“网上预约系统”中的“一般报销业务_劳务费”进行预约（5人及以上的校外人员酬金发放需将电子表发财务科计税岗），然后将预约报销确认单送至财务处咨询接单岗。（具体操作参见酬金发放流程）
四、网约报销业务的其他注意事项
1、每张预约单只能填写一种业务类型，不同业务类型分开填写预约单，每张预约单最大附件张数为200张。
2、“网上预约系统”中单张预约单只能填写一个项目号，若一笔费用需从多个项目列支，可以在网上申请时先填写一个项目号，确认单打印出来后，手工在确认单上填写每个项目号和相应从该项目号中列支的金额。
3、对公支付时，经办人应优先选择“汇款”支付方式，准确填写收款单位名称、银行账号、开户行等相关信息并对支付信息的准确性、真实性负责；特殊情况必须开支票的，网约后现场取号办理。
4、由于外汇报销业务的特殊性，需经办人现场处理，外汇业务报销在“网上预约系统”预约后，持相关报销凭证至财务处现场取“网约外汇”号予以办理。
5、依据合同规定，材料、设备、外协费、工程款等在支付时需预留质保金的，经办人在“网上预约系统”预约时，选择在支付方式“冲账”处填写质保金金额，然后填写汇款信息；如在质保金之外，有暂付款需冲销，质保金和暂付款金额合并填入“冲账”处。
6、在专项经费中列支国际交流费、设备费、工程款、转出款、外协设备费等，送交网约单时需一并提交经费预算书。
7、网约收单后，将在最多5个工作日内处理完毕。
8、网约相关文件详见财务处网页“网上报销”专区。
五、其他事项
本通知中核算规则未尽事宜按照国家和学校有关规定执行。
以往学校规定与本通知不一致的以本通知为准。
本通知由财务处负责解释，自2015年6月8日起执行。
东南大学财务处
2015年6月2日
附件1：酬金发放流程
附件2：学生酬金发放流程
附件3：校内人员领取酬金网上申报系统操作步骤
附件4：校外人员领取酬金报销流程
新流程 (1).rar
